Procedimentos Gerais PAE-UFPA e Internos do ICEN
O Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA) foi implantado em julho de 2020 na Universidade Federal do Pará (UFPA) e seu objetivo final é permitir que 100% dos processos e documentos gerados na instituição sejam produzidos e tramitados em formato eletrônico, avançando rumo à era digital. O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) é o sistema oficial para comunicações internas e cadastro de processos eletrônicos no âmbito da UFPA.
O Projeto “PAE-UFPA” está sob responsabilidade do Arquivo Central e do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), que são corresponsáveis pela gestão de documentos e processos eletrônicos, bem como pelos mecanismos e aplicações que garantirão sua preservação digital ao longo do tempo.
Em termos legais, essa iniciativa faz referência ao item III do Art. 2o do Decreto no 8.539, de 08 de outubro de 2015, da Presidência da República, e possui como principais objetivos: assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados, promover a utilização de meios eletrônicos para realizar processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Para disciplinar e regulamentar o PAE-UFPA, foi publicada, em 30 de dezembro de 2021, a Portaria GR no 4458/2021, que apresenta conceitos, definições e procedimentos para produção e tramitação de documentos e processos no meio eletrônico. Portaria Interministerial No 1.677 de 07 de Outubro de 2015: define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Todas as Unidades e Subunidades Administrativas da UFPA devem estar com seus cadastros atualizados no SIPAC e atentos a utilização do sistema em suas rotinas de trabalho.
No âmbito do ICEN, as Subunidades devem verificar se o perfil dos servidores estão de acordo com sua subunidade de alocação. Caso seja necessário atualização, devem solicitar ao Arquivo Central, via Sagitta, a vinculação do perfil do servidor à Subunidade em que atua.
Compete à Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoal definir os procedimentos para atualização de cargos e funções no Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH), a fim de garantir a validade dos atos assinados por servidores nomeados ou designados, bem como dos seus substitutos. Por este motivo, as Subunidades do ICEN devem entrar em contato com a PROGEP, via Sagitta, a fim de atualizar os cadastros dos Diretores das Faculdades, bem como dos Coordenadores dos Programas de Pós-Graduação vinculados ao ICEN/UFPA, quando houver alteração dos responsáveis pelas subunidades.
Cabe às Subunidades utilizar suas áreas de trabalho no SIPAC para abertura e movimentação de Processos e Documentos, evitando a utilização da Unidade ICEN para tal finalidade.
Periodicamente a Diretoria de Capacitação e Desenvolvimento (CAPACIT) disponibiliza treinamentos para utilização do SIPAC. Além disso, a UFPA disponibiliza tutoriais para utilização do sistema por meio do site https://pae.ufpa.br/tutoriais.
Recomenda-se que todos os servidores vinculados ao ICEN conheçam a ferramenta e estejam aptos a utilizá-la.
Portaria: Portaria Interministerial No 1.677 de 07 de Outubro de 2015.
Links:
PAE: https://pae.ufpa.br/
Tutoriais: https://pae.ufpa.br/tutoriais
PROCEDIMENTOS INTERNOS DO ICEN:
Projetos de Pesquisa - Cadastro
Projeto de Pesquisa - Outras Orientações
Redes Sociais